Los 5 requisitos técnicos del DeCA, y cómo comprobar si tu sistema los cumple

Que el documento de control tiene que ser electrónico el 5 de octubre de 2026 ya lo sabe todo el sector. Lo que casi nadie ha mirado es qué tiene que cumplir ese fichero exactamente, y ahí es donde está el problema: no basta con generar un PDF y mandarlo por WhatsApp.

Las características las fija la Resolución de 5 de junio de 2026, de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784). Son cinco requisitos concretos, y varios de ellos no se ven a simple vista: un documento puede parecer correcto en pantalla y no cumplir.

Esta guía los desglosa uno a uno y, al final, te deja una lista para comprobar tu propio sistema o el de tu proveedor sin necesidad de saber de informática.

Primero: qué norma manda hoy

Aquí hay una confusión que conviene quitarse de encima.

Durante tres años el modelo fue el de la Resolución de 22 de mayo de 2023: generabas un XML y lo subías a la sede electrónica del Ministerio. Ese modelo ya no existe. La Resolución de junio de 2026 lo dice sin rodeos:

Esta resolución sustituye a la Resolución de 22 de mayo de 2023 [...] que queda sin efecto.

El modelo actual es otro: el documento es un PDF que vive en un repositorio tuyo, y el agente que te para lo descarga escaneando un QR. No hay subida previa a ninguna administración.

Si tu proveedor todavía te habla de subir ficheros a la sede, está trabajando con una norma derogada.

Requisito 1: PDF, menos de 5 MB, y generado en digital

La norma es literal:

Los ficheros electrónicos tendrán formato PDF con un tamaño no superior a 5 MB.

Y añade que la generación debe ser nativa digital, "mediante la transformación de los datos estructurados". Traducido: el documento se compone a partir de los datos que tienes en el sistema.

Lo que no vale: escanear el papel, hacerle una foto o guardar una imagen del documento firmado. Aunque acabe siendo un PDF, no está generado desde datos.

Los 5 MB parecen muchos y lo son para un documento de texto, pero se agotan rápido si el sistema mete fotos de la mercancía a plena resolución dentro del mismo fichero. Merece la pena comprobarlo en un porte real con firmas y sellos, no en uno vacío.

Requisito 2: un QR que descargue el documento sin pedir nada

Este es el que más se malinterpreta. La Resolución pide que el PDF lleve incrustado un código QR con la dirección web única y específica del documento, y sobre esa URL exige tres cosas:

• HTTPS con TLS 1.2 o superior.
• Sin credenciales. Literal: "no será válida ninguna URL que dirija a una página web que requiera credenciales".
• Descarga automática, sin que haya que pulsar nada.

Es decir: el agente escanea con su móvil y el PDF se le baja. Si el QR abre una pantalla de login, una página de seguimiento con un botón de "descargar", o una web que pide un código, no cumple.

Que no pida credenciales no significa que sea público para cualquiera: la propia norma admite que la URL lleve "tokens o claves de expiración". Quien tiene el QR accede al documento, igual que quien tenía el papel en la cabina.

Requisito 3: fecha de creación y de modificación en el propio fichero

Otro literal, y de los que no se ven:

La fecha y hora de creación y la fecha y hora de modificación serán metadatos del fichero PDF.

Son dos fechas, y van dentro del PDF, no impresas en el papel. Ningún visor las enseña de primeras: hay que abrir las propiedades del documento.

Aquí es donde falla mucho sistema que genera el PDF al vuelo cada vez que alguien lo pide, porque entonces la fecha de creación que queda grabada es la de la descarga. Un porte de mayo abierto en un control de octubre acaba declarando que se creó ese mismo día, que es justo lo contrario de lo que la inspección quiere comprobar.

Requisito 4: guardarlo, y guardarlo un año

La Resolución no se conforma con que el documento se pueda generar. Exige conservarlo:

Almacenar los ficheros electrónicos generados en un repositorio, garantizando su disponibilidad para la descarga en las inspecciones llevadas a cabo en carretera.

Deberán conservar durante al menos un año los ficheros electrónicos generados.

Va en la misma línea que el artículo 9.1 de la Orden FOM/2861/2012, que ya obligaba a conservar un ejemplar del documento en papel durante un año a disposición de la Inspección.

La diferencia entre "lo regenero cuando me lo piden" y "lo conservo" no es teórica. Si el porte se corrige después de la entrega —y se corrigen, por una errata o por un dato que faltaba—, un sistema que regenera te devuelve el documento de hoy, no el que viajó con la mercancía. Y el que importa en una inspección es el que viajó.

Un detalle práctico: la norma permite desactivar la descarga siete días después de terminar el servicio, pero es una opción, no una obligación. Nada impide dejarla viva para el cliente.

Requisito 5: el contenido del artículo 6, con el NIF por delante

La Resolución no inventa el contenido: remite al artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012. Ojo, artículo 6 — el 7 es el de responsabilidad, y se confunden a menudo.

El documento debe contener:

• a) Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual.
• b) Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.
• c) Lugar de origen y destino del envío.
• d) Naturaleza y peso de la mercancía.
• e) Identificación de la autorización especial de circulación, si el vehículo circula al amparo de una.
• f) Fecha de realización del transporte.
• g) Matrícula del vehículo.
• h) Observaciones, reservas o cualquier otra indicación útil.

El NIF es donde más fallos hay. Es habitual ver cartas de porte con el nombre del cliente y su dirección pero sin el NIF de nadie, y el artículo 6 lo exige en las dos primeras letras. Si tu fichero de clientes tiene huecos, el documento sale incompleto por muy bien que funcione el software.

Y la Resolución añade una condición fácil de pasar por alto:

[...] que siempre estén identificadas de forma expresa y diferenciada las figuras de cargador contractual y transportista efectivo.

Esas dos figuras las define el artículo 4 de la Orden: el cargador contractual es "quien contrata directamente con el transportista efectivo", y el transportista efectivo es "el titular de la autorización a cuyo amparo se realiza materialmente el transporte".

Cuando subcontratas, cambian las dos. El transportista efectivo pasa a ser el colaborador que hace el porte, y el cargador contractual pasas a ser tú, que eres quien lo contrata. Si el documento sigue poniéndote a ti como transportista, está identificando mal a las partes.

Por lo demás, el formato es libre: el artículo 5 dice que el documento "será de libre edición". Lo que no es libre es el contenido.

Cómo comprobar tu sistema en diez minutos

No hace falta saber de informática. Coge un porte real que ya esté entregado, con sus firmas, y ve una por una:

1. Descarga el documento y mira el tamaño. Tiene que ser un PDF y pesar menos de 5 MB. Si tu sistema mete fotos, compruébalo en uno que las lleve.
2. Escanea el QR con otro móvil, sin haber iniciado sesión en ningún sitio. Se tiene que descargar el PDF solo. Si te pide usuario, contraseña o te lleva a una pantalla intermedia con un botón, no cumple.
3. Abre las propiedades del PDF (en el visor: Archivo → Propiedades, o el botón de información). Busca "Creado" y "Modificado". Tienen que estar las dos, y la de creación tiene que ser la del documento, no la de hace un minuto. Si cambia cada vez que lo descargas, es que se está regenerando.
4. Descárgalo dos veces seguidas y compara. Debería ser el mismo fichero.
5. Busca los NIF. El del cargador contractual y el del transportista efectivo. Que estén los dos, y que las dos figuras aparezcan con su nombre propio, no mezcladas.
6. Si subcontratas alguno, comprueba en ese que el transportista efectivo es quien de verdad llevó la mercancía.
7. Pregunta a tu proveedor dónde se guarda el fichero y cuánto tiempo. Si la respuesta es "se genera cuando se pide", no se está conservando nada.
8. Si te habla de subir el XML a la sede, está en la norma de 2023.

Qué hacer si algo no cumple

Quedan pocas semanas, así que por orden de urgencia:

1. Los NIF que falten en tu fichero de clientes. Esto no lo arregla ningún software: es trabajo de datos y solo lo puedes hacer tú. Empieza hoy, que es lo que más tarda.
2. Habla con tu proveedor con la lista de arriba en la mano. Los puntos 1 a 4 y el 7 son cosa suya, y son arreglos de días, no de meses.
3. Si aún vas en papel, ten en cuenta que lo que cuesta no es el software: es que los conductores se acostumbren. Dale margen a eso.

Recua emite el documento de control cumpliendo estos cinco requisitos: PDF generado desde los datos, con QR que el agente descarga en el momento sin credenciales, metadatos de fecha correctos y archivo del documento tal y como viajó. Empieza gratis 14 días o escríbenos y lo vemos.

Fuentes

• Resolución de 5 de junio de 2026, de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784) — características de los sistemas y documentos electrónicos de control.
• Orden FOM/2861/2012 — contenido del documento de control (art. 4, 5, 6 y 9).
• Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible — disposición transitoria octava, la que fija el 5 de octubre de 2026.