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Clientes y sellos

Los clientes son las empresas a las que facturas. Con su NIF y su dirección salen las facturas, los albaranes y las casillas de la carta de porte. Están en Recursos → Clientes.

Pantalla Clientes con el menú lateral, el buscador con la palabra Demo escrita, las pestañas Catálogo y Sin revisar, los botones Importar CSV y Nuevo cliente y la lista de clientes

Aquí el buscador filtra los clientes que empiezan por Demo.

  1. Clientes, dentro de Recursos en el menú.
  2. Buscador: encuentra por nombre, CIF, ciudad o email, aunque escribas sin tildes.
  3. Catálogo son tus clientes; Sin revisar, fichas que nadie ha comprobado todavía. Ver más abajo.
  4. Nuevo cliente: el alta de uno en uno.

No hace falta dar de alta los sitios donde cargas o descargas: en el porte se escriben a mano. Si quieres tenerlos a mano para no teclearlos, son Almacenes y fincas.

Dar de alta un cliente

Pulsa Nuevo cliente:

Formulario Nuevo cliente con los campos CIF / NIF, Nombre, Teléfono, Dirección, Código postal, Ciudad, Email y la casilla Quiere la factura por correo postal
  1. CIF / NIF: obligatorio. Al salir del campo, si ya tienes un cliente con ese CIF, te avisa y te ofrece Abrir el que existe.
  2. Nombre: la razón social, tal como saldrá en los documentos. No se puede repetir.
  3. Dirección: empieza a escribir y elige una sugerencia. Rellena también la ciudad.
  4. Email: adonde le llegan la factura y, si los activas, los avisos y la carta de porte.
  5. Quiere la factura por correo postal: se le sigue mandando por email; solo lo apunta en la lista de lo que hay que imprimir.

Al escribir la dirección, Recua propone direcciones reales. Elige una y pulsa Guardar:

Formulario Nuevo cliente con el nombre Hortalizas Ejemplo SL y la dirección escrita, con dos sugerencias de dirección desplegadas y el botón Guardar

Ejemplo sin guardar.

  1. Escribe la calle y la población.
  2. Elige la sugerencia correcta: se rellenan la dirección y la ciudad. El código postal, escríbelo tú. Si no aparece ninguna, deja lo que has escrito.
  3. Guardar da de alta el cliente.

Si tu empresa factura a fin de mes, verás además Quiere la factura a fin de mes: al hacerle una factura suelta, Recua te avisa (no te lo impide).

Para dar de alta muchos a la vez usa Importar CSV (ver Importar datos). Ese fichero no trae CIF: esos clientes saldrán en el aviso Sin CIF hasta que completes su ficha.

Encima de la lista, la fila Revisar agrupa lo que les falta a tus clientes. Pulsa un aviso y la lista se queda solo con los afectados:

Fila Revisar con el aviso Sin dirección seleccionado, la frase La carta de porte sale con la casilla de la parte incompleta y el enlace Ver todos, sobre la lista filtrada
  1. El aviso elegido. El número es cuántos clientes lo tienen.
  2. Qué se rompe si no lo arreglas.
  3. Ver todos quita el filtro.
  • Sin email: no le llega la carta de porte firmada, ni la factura, ni los avisos de estado.
  • Posibles duplicados: dos fichas con nombres casi iguales; un porte puede acabar en el cliente equivocado.
  • Sin revisar: fichas que nadie ha comprobado todavía.
  • Sin NIF y cargan mercancía: su NIF es obligatorio en el documento de control. Desde el 5 de octubre de 2026 el hueco se ve en la inspección.
  • Sin CIF: no se le puede hacer una factura válida.
  • Sin dirección: la carta de porte sale con la casilla incompleta.
  • Sin población: el lugar de carga o entrega queda a medias.

Solo salen los avisos que tienen algún cliente, y los desactivados no cuentan.

Sin revisar y posibles duplicados

  • Sin revisar: fichas creadas desde un porte con No está en la lista: crear cliente, o antes desde una foto. Mientras un cliente siga sin revisar, el porte que lo usa no se puede marcar como revisado. Corrige su ficha y pulsa Revisado en su fila. Cuando no queda ninguno, la pestaña desaparece.
  • Posibles duplicados: al pulsarlo, cada pareja te pregunta ¿Cuál te quedas?. La elegida se queda con los portes, cotizaciones y tarifas de la otra, y con los datos que le falten. La otra se desactiva, nunca se borra, y sus facturas ya emitidas no se tocan.

Contactos por departamento

Pulsa Editar en la fila del cliente y baja hasta Contactos por departamento:

Formulario Editar cliente con la sección Contactos por departamento, una fila con el departamento Administración, el nombre María López y un email, el botón Añadir contacto y Guardar cambios

Ejemplo sin guardar.

  1. La factura va al contacto de administración; los avisos del transporte, al de tráfico. Si falta uno, se usa el email general de arriba.
  2. El departamento: administración, tráfico u otro.
  3. + Añadir contacto: una fila más, con nombre, email y teléfono.
  4. Los contactos se guardan con Guardar cambios.

Nunca se usa el contacto de otro departamento: la factura no se manda a tráfico "por si acaso".

El sello del cliente

Es la imagen del cuño que la empresa estampa al firmar. En el menú ··· de su fila, pulsa Subir sello (o Cambiar sello):

Ventana Sello de Demo Aceitunas del Sur con el recuadro Sin sello, el botón Subir sello y la nota PNG, JPG o WebP. Se redimensiona automáticamente
  1. Subir sello: elige la imagen del cuño escaneado o fotografiado. Se guarda nada más elegirla.
  2. Vale PNG, JPG o WebP. Recua la reduce sola, así que no importa lo que pese el original.

En el PDF el sello sale detrás de la firma del cliente, semitransparente, como el cuño de tinta bajo el bolígrafo:

  • Solo sale cuando el cliente firma. Sin firma, su casilla queda vacía.
  • Solo con clientes dados de alta: si el cargador o el destinatario se escribió a mano en el porte, no hay ficha de la que sacar el sello.
  • Si en la entrega el conductor fotografía el sello de papel, esa foto sustituye al sello digital.

El sello de tu propia empresa se sube en Mi cuenta → Empresa y marca.

Portal del cliente y avisos

Cada cliente tiene un enlace privado donde ve sus portes con fotos, firmas y la carta de porte. Está en el menú ··· de su fila:

Menú de acciones de un cliente con Copiar link del portal, Enviar link por email, Activar avisos de estado, Subir sello, Revocar enlaces del portal, Desactivar cliente y Borrar definitivamente
  1. Copiar link del portal: para mandarlo tú por WhatsApp o email.
  2. Enviar link por email: se lo manda Recua. Solo si el cliente tiene email.
  3. Activar avisos de estado: un email cada vez que su porte cambia de estado. Viene apagado.
  4. Revocar enlaces del portal: anula todos los enlaces que le hayas dado. El siguiente que generes vale.

Los avisos de estado solo salen si además los tienes encendidos para tu empresa en Mi cuenta → Automatismos → Avisos de estado al cliente. En esa misma pestaña, Carta de porte al cliente decide si se le manda la carta firmada; por defecto no se manda sola.

Las fincas de cada cliente

Si un cliente carga siempre en las mismas fincas o almacenes, asígnaselos en Almacenes y fincas, en el campo Cliente:

Lista de Almacenes y fincas con BALERMA y BALSICAS, las dos con el cliente Demo Frutas Andalucía
  1. La columna Cliente dice de quién es cada finca. Aquí, las dos son de Demo Frutas Andalucía.

Al crear un porte en la web (oficina o conductor) y elegir a ese cliente, sus fincas salen las primeras en origen o destino, en un bloque Fincas de y su nombre. En el formulario de la oficina, si solo tiene una, se rellena sola.

Desactivar o borrar un cliente

Las dos opciones están al final del menú ···:

Menú de acciones de un cliente con Desactivar cliente y Borrar definitivamente al final
  1. Desactivar cliente: deja de salir al crear portes, facturas y cotizaciones, pero conserva todo su historial. Se reactiva desde el mismo menú; para verlo, pulsa antes Mostrar N inactivos encima de la lista.
  2. Borrar definitivamente: solo funciona si no tiene portes, facturas ni cotizaciones. No se puede deshacer.