Gastos

En Facturación → Gastos registras los tickets y facturas de tu flota: combustible, peajes, dietas, aparcamiento, mantenimiento, seguro, ITV, neumáticos, recambios y multas. Sirven para:

• Tener a mano lo que gasta cada conductor y cada vehículo, para saber qué reembolsar.
• Llevar el gasto de un vehículo (seguro, ITV, taller) aunque no esté ligado a ningún porte.
• Guardar el ticket con su IVA desglosado para la contabilidad y el Libro de IVA.

Tipos de gasto

• Combustible, peaje, dieta, aparcamiento, reparación, mantenimiento, otro: los siete tipos que puede elegir el conductor desde la app.
• Seguro, ITV, neumáticos, recambios, multa: tipos adicionales de gestión de flota, solo disponibles al crear el gasto desde el admin.

Registrar un gasto desde la app del conductor (Android)

Desde la pestaña Portes, el icono de recibo de la barra superior abre Gastos; el botón "Nuevo ticket" deja hacer una foto (o elegir una de la galería), elegir el tipo y, si quieres, el importe y una descripción.

Al enviarlo, el gasto queda en oficina como Pendiente de revisión. No se asocia a ningún porte ni vehículo — la app no ofrece esa opción desde aquí. Si el gasto es de un porte o vehículo concreto, pídele al conductor que lo anote en la descripción: hoy no hay forma de vincularlo después desde el admin.

Si el envío falla por falta de cobertura, la foto y los datos se quedan en el formulario: el conductor reintenta en cuanto recupera señal, sin tener que repetir la foto.

Registrar un gasto desde el admin

Desde el escritorio, en Gastos → "Nuevo gasto":

• Tipo, importe, fecha: lo básico.
• Porte (opcional) y Vehículo (opcional): a qué lo imputas. Separa un gasto de porte (peaje de un viaje) de uno de flota (revisión de un camión sin porte activo).
• Proveedor y Nº de documento: para facturas de taller, seguro, combustible con cuenta, etc.
• Base imponible, % de IVA e importe de IVA: si quieres que el gasto entre bien desglosado en el Libro de IVA.
• Descripción: campo libre.
• Ticket / comprobante: subes la imagen o el PDF.

Un gasto creado desde el admin queda Aprobado de inmediato — la revisión solo aplica a lo que sube el conductor.

OCR de tickets y facturas

Al subir una foto o un PDF (desde el móvil o el admin), Recua analiza el documento con IA y prerrellena tipo, proveedor, fecha, número de documento, base imponible, porcentaje de IVA, importe de IVA, total y una descripción breve. Revisas que los datos sean correctos y guardas. Si la foto no es legible o el análisis falla, rellenas los campos a mano sin perder el resto del gasto.

Revisar y aprobar gastos del conductor

En Gastos, filtra por Pendientes / Aprobados / Rechazados. Sobre cada fila pendiente tienes Aprobar o Rechazar; solo puedes eliminar un gasto una vez decidido, no uno pendiente sin decidir antes. Los totales de cabecera y las vistas por vehículo solo cuentan gastos aprobados.

Gasto por vehículo

La vista "Vehículo" (arriba de Gastos) agrupa los gastos aprobados por matrícula, con el total y el número de gastos de cada uno, de mayor a menor. Pulsa una fila para filtrar el listado de movimientos a ese vehículo.

En la ficha de cada vehículo hay además una pestaña "Gastos" con los gastos de los portes que ha hecho ese vehículo y su total aprobado.

Facturas de proveedor pendientes de pago

Si rellenas el proveedor de un gasto, Recua lo trata también como una factura recibida: aparece en Tesorería → Pagos con su vencimiento (lo fijas tú) hasta que lo marques como pagado. Es un estado independiente de la aprobación interna del gasto — puedes tener un gasto ya aprobado y aun así pendiente de pago al proveedor.

Repercutir al cliente

Recua no vincula un gasto a una línea de factura automáticamente. Si el contrato con el cliente permite repercutir peajes o extracostes, añades una línea manual con el concepto e importe al facturar ese porte — ver Facturas.

Para Hacienda: los gastos con base imponible e IVA rellenos (por OCR o a mano) entran en el Libro de IVA recibidas, que exportas en CSV desde Tesorería para tu asesoría (por defecto, el trimestre en curso). Recua guarda la imagen del ticket en Supabase Storage; la descargas con el botón "Ver" del listado de gastos.