ITV, CAP y seguros

Recua vigila los documentos críticos de tu flota y te avisa antes de que venzan. Sin esto un olvido de la ITV te puede salir caro (hasta 4.000 € de sancion por vehiculo y día conduciendo sin ella valida).

Que documentos vigila

Por conductor:

Carnet de conducir (B, C, C+E).
CAP (Certificado de Aptitud Profesional, obligatorio para transporte profesional, renovacion cada 5 años).
ADR (mercancias peligrosas, si aplica al conductor).
Tarjeta de tacografo digital (renovacion cada 5 años).

Por vehiculo:

ITV.
Seguro (el obligatorio — no cubre daños propios, es la basica).
Tarjeta de transporte (nacional o internacional).
Certificado ADR (si el vehiculo lleva mercancias peligrosas).
Certificado del tacografo (la verificación periodica del aparato).
Permiso de circulacion.

Donde anotar las fechas

Conductor: en su ficha, en la tarjeta "Vencimientos legales" del formulario de edicion, hay un campo de fecha por cada documento. Lo rellenas cuando das de alta al conductor y lo actualizas tras cada renovacion.

Si no tienes la fecha a mano, dejala vacia. Sin fecha, no hay aviso — Recua no inventa nada.

Vehiculo: en su ficha, en la pestaña "Documentos". Aqui no es un campo fijo sino un historial: cada renovacion es un documento nuevo, con tipo, número, entidad emisora, fecha de caducidad y, si quieres, el PDF o la foto escaneada adjunta. Recua vigila la fecha del documento más reciente de cada tipo; los anteriores quedan como historico y no generan avisos.

Cuando avisa

Recua corre un cron diario a las 08:00 UTC (09:00 en la peninsula en invierno, 10:00 en verano) que revisa los vencimientos de conductores y de vehiculos. El umbral es el mismo para los dos:

30 días antes: aviso temprano para que pidas cita.
15 días antes: ya deberias tener la cita pedida.
7 días antes: queda poco; si no has hecho nada, urgente.
0 días (vence hoy): último aviso. Si conduces, sancion.

Cada umbral avisa una sola vez (no te martillea a diario): en cuanto se manda el aviso de un umbral para un documento, ese umbral no se repite. Si ya está vencido, el aviso del día 0 sale una vez y no insiste después. Renueva la fecha (o el documento, en el caso del vehiculo) y el ciclo empieza de nuevo con la próxima caducidad.

El email que recibes es distinto según de qué vencimiento se trate:

Conductor: un solo email por día y por empresa que agrupa TODOS los vencimientos de conductor pendientes ese día. Aunque tengas 5 conductores con avisos, recibes UN correo con la lista entera.
Vehiculo: un email por documento, sin agrupar. Si hoy vencen la ITV de un camion y el seguro de otro, son dos correos separados — y si el mismo camion tiene dos documentos venciendo el mismo día, también son dos correos.

A quien le llega el email

Vencimientos de conductor: al primer administrador registrado en la empresa (el primer perfil de acceso que se dio de alta).
Vencimientos de vehiculo: a todos los administradores de la empresa, no solo al primero.

Si tienes varios admins y quieres que los vencimientos de conductor también lleguen a todos, comparten la misma bandeja de entrada o creáis un alias flota@tuempresa.es que reparta.

Si no tienes email válido en la ficha de admin, los avisos no salen. Compruébalo en Cuenta.

Sin interruptor para desactivarlos

Hoy no hay una opción en Cuenta para silenciar estos avisos por temporada (ej. flota parada en agosto). Si un vehículo o conductor concreto no debería seguir generando avisos:

Conductor: vacía la fecha del documento en su ficha. Sin fecha, no hay aviso.
Vehículo: elimina el documento en la pestaña "Documentos" (el borrado avisa de que se pierde el histórico) o simplemente no lo renueves hasta que el vehículo vuelva a circular.

Lo que NO vigila

Pago de impuestos (IVA, IRPF). Eso lo lleva tu asesoria.
Permisos especiales (transporte de mercancias peligrosas por escrito, cargas excepcionales) — son por viaje, no caducidades anuales.

Para un seguro de viajero o de mercancias (no obligatorios, pero con su propia caducidad), dalo de alta como documento de vehículo con tipo "Otro": Recua lo trata igual que la ITV o el seguro obligatorio y manda los mismos avisos a 30/15/7/0 días. Para el conductor no existe un tipo "Otro" — usa el campo "Notas" de su ficha para dejarlo anotado, sin email.

Importante: los avisos son una ayuda. La responsabilidad legal de tener los documentos al día es tuya. Recua no se hace cargo de sanciones si un aviso no llega (fallo de email, spam, etc.).