ITV, CAP y seguros
Recua vigila los documentos críticos de tu flota y te avisa antes de que venzan. Sin esto un olvido de la ITV te puede salir caro (hasta 4.000 € de sancion por vehiculo y dia conduciendo sin ella valida).
Que documentos vigila
Por conductor:
- Carnet de conducir (B, C, C+E).
- CAP (Certificado de Aptitud Profesional, obligatorio para transporte profesional, renovacion cada 5 años).
- ADR (mercancias peligrosas, si aplica al conductor).
- Tarjeta de tacografo digital (renovacion cada 5 años).
Por vehiculo:
- ITV.
- Seguro obligatorio (no copago de daños propios — la basica).
- Tarjeta de transporte (nacional o internacional).
- Calibracion del tacografo.
Donde anotar las fechas
En la ficha de cada conductor y de cada vehiculo, hay una pestaña
"Documentos" con campos Numero y Fecha de caducidad por
documento. Lo rellenas cuando das de alta al conductor/vehiculo y
lo actualizas tras cada renovacion.
Si no tienes las fechas a mano, deja vacio. Sin fecha, no hay aviso — Recua no inventa nada.
Cuando avisa
Recua corre un cron diario a las 09:00 hora España que mira todos los documentos y manda un solo email por empresa con el resumen de lo que vence:
- 30 dias antes: aviso temprano para que pidas cita.
- 15 dias antes: ya deberias tener la cita pedida.
- 7 dias antes: queda poco; si no has hecho nada, urgente.
- 0 dias (vence hoy): ultimo aviso. Si conduces, sancion.
- Despues: el aviso sigue saliendo cada dia hasta que actualices la fecha o marques el conductor/vehiculo como inactivo.
Solo se manda un email por dia y por empresa. Aunque tengas 20 vencimientos en los proximos 30 dias, recibes UN correo con la lista entera. No spam.
A quien le llega el email
Al primer admin de la empresa (el que figura en profiles con
rol = empresa_admin). Si tienes varios admins y quieres que les
llegue a todos, comparten la misma bandeja de entrada o creas un
alias flota@tuempresa.es que reparta.
Si no tienes email valido en la ficha de admin, los avisos no salen. Compruebalo en Cuenta.
Activar/desactivar avisos
Por defecto los avisos estan activos. Si en una temporada
prefieres no recibirlos (ej. flota parada en agosto), en
Cuenta → Notificaciones puedes desactivar vencimientos.
Recua deja de mandar el cron diario hasta que lo vuelvas a
activar.
Lo que NO vigila
- Pago de impuestos (IVA, IRPF). Eso lo lleva tu asesoria.
- Seguro de viajero o mercancias (si lo tienes contratado, pero estos NO son obligatorios y caducan en sus propias fechas).
- Permisos especiales (transporte de mercancias peligrosas por escrito, cargas excepcionales) — son por viaje, no caducidades anuales.
Si necesitas vigilancia de alguno de estos, abre el campo "Observaciones" del conductor/vehiculo y anota la fecha. No habra email pero al menos queda visible en su ficha.
Importante: los avisos son una ayuda. La responsabilidad legal de tener los documentos al dia es tuya. Recua no se hace cargo de sanciones si un aviso no llega (fallo de email, spam, etc.).